Microsoft Excel

Microsoft Excel è un’applicazione di foglio di calcolo per Microsoft Windows e Apple Macintosh.

Apertura di una cartella di lavoro

La cartella di lavoro è il tipo di documento o di file comunemente utilizzato in Microsoft Excel ed ha la stessa funzione di un raccoglitore. Le cartelle di lavoro contengono fogli, quali fogli di lavoro e fogli grafici. Il nome di ciascun foglio è visualizzato su una scheda nella parte inferiore della cartella di lavoro. E’ possibile spostare o copiare dei fogli da una cartella di lavoro all’altra, ed è possibile ridisporli all’interno di una cartella di lavoro.

Per aprire una cartella di lavoro:

Fare click sul pulsante Apri.

Oppure scegliere Apri dal menu File. Molti comandi sulla barra dei menu dispongono di un pulsante corrispondente sulla barra degli strumenti. E’ possibile utilizzare il comando o il pulsante in base alle proprie preferenze.

Nella finestra di dialogo visualizzata occorre selezionare il drive, la directory e il file che intendiamo utilizzare.

N.B. E’ possibile attivare la casella di controllo di sola lettura, in questo modo il file originale sarà protetto da modifiche accidentali.

Aspetto dello schermo

Quando si crea o si apre una cartella di lavoro, essa verrà visualizzata in una finestra. E’ possibile tenere aperte contemporaneamente più cartelle di lavoro. Lo schermo dovrebbe apparire come segue:

La maggior parte del lavoro svolto in Microsoft Excel verrà eseguito su un foglio di lavoro. Un foglio di lavoro è costituito da una griglia formata da righe e colonne. Ciascuna cella è formata dall’intersezione di una riga con una colonna e dispone di un indirizzo o riferimento univoco. La cella B5 ad esempio è la cella nella quale la colonna B interseca la riga 5. I riferimenti della cella vengono utilizzati per la scrittura di formule o per fare riferimento alle celle.

In genere si seleziona innanzitutto la cella o le celle che si desidera utilizzare, quindi vengono immessi i dati o viene scelto un comando. Le celle selezionate appaiono evidenziate sullo schermo.

La cella attiva è la cella nella quale vengono immessi i dati quando si inizia a digitare ed è evidenziata da un bordo di maggior spessore. Può essere attivata solo una cella alla volta.

Per attivare un’altra cella ci si può spostare con i tasti freccia, oppure cliccando con il mouse su una nuova cella. Si noti che il riferimento della cella e il relativo valore vengono visualizzati sulla formula. Per scorrere velocemente il foglio di lavoro utilizzare le barre di scorrimento orizzontale e verticale.

Immissione e modifica dei dati

Selezionare la cella e digitare il valore o il testo che si desidera inserire, alla pressione del tasto Invio, o di un tasto cursore il valore verrà memorizzato nella cella.

Per modificare un valore già presente in una cella occorre selezionare la cella e quindi con un doppio click del mouse nella cella verrà visualizzato un punto di inserimento intermittente, a questo punto il testo può essere parzialmente o totalmente cancellato e quindi riscritto.

Taglia Copia Incolla

E’ possibile spostare o copiare il contenuto di una o più celle selezionando le celle su cui operare e quindi cancellare (menu Modifica-Taglia) o copiare (menu Modifica-Copia), selezionare una nuova parte del foglio e inserire i valori (menu Modifica-Incolla).

Creazione di formule per il calcolo dei valori

Per fare in modo che i dati immessi vengano utilizzati praticamente, verranno scritte delle formule. Le formule possono eseguire operazioni semplici,quali la somma dei valori fra due celle, oppure eseguire operazioni molto più complesse.

La somma dei valori 1+2 verrà realizzata nel seguente modo:

In Excel la formula viene identificata dal segno di uguale ( = ) che la precede. La formula viene in genere visualizzata solo quando vengono apportate modifiche alla cella che la contiene. Negli altri casi , viene visualizzato solo il valore generato dalla formula, a meno che quest’ ultima non sia errata.

E’ possibile copiare o spostare formule da un punto ad un altro del foglio di lavoro. Excel è in grado di aggiornare i riferimenti alle celle.

Gestione di elenchi di dati

La maggior parte dei dati contenuti in un foglio di lavoroè costituita da elenchidi vario genere. Un elenco dei dipendenti, una rubrica telefonica e una relazione di vendita sono tipi di elenchi.

E’ possibile ordinare elenchi di dati in riferimento ad una colonna mediante il comando ordina (menu Dati-Ordina) e successivamente la colonna sulla quale l’ ordinamento dovrà essere eseguito.

Formattazione dei dati

Sono disponibili molti strumenti di formattazione che possono essere utilizzati per evidenziare i dati e facilitarne la lettura. La formattazione del foglio di lavoro include formati numerici, bordi, tipi di carattere, motivi ed altre opzioni. Esiste inoltre una formattazione automatica che permette di selezionare una combinazione incorporata di formati e applicarla ad un intervallo di dati o all’intero foglio di lavoro.

Se la larghezza delle colonne non è sufficiente a contenere i nostri valori, è possibile modificarne la larghezza selezionandola colonna interessato e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse agire tra le intestazioni di colonna rilasciando il tasto quando le nuove dimensioni saranno accettabili.

Creazione di un grafico

I grafici sono rappresentazioni visive dei dati del foglio di lavoro. In excel sono disponibili diversi tipi di grafici, quali grafici a barre, a linee e a torta. E’ possibile utilizzare i grafici per rendere più chiare tendenze o relazioni tra i dati che non risultano evidenti dai soli dati del foglio di lavoro.

Un grafico può essere incorporato direttamente sul fogliodi lavoro oppure può essere visualizzato in un proprio foglio grafico della cartella di lavoro. Se vengono apportate modifiche ai dati utilizzati per tracciare il grafico, quest’uyltimo verrà aggiornato automaticamente.

Stampa

Quando si desidera stampare un documento è possibile selezionare diverse opzioni per controllare l’aspetto del documento sulla pagina.

Per centrare i dati del foglio di lavoro sulla pagina:

Scegliere imposta pagina dal menu File

Selezionare la scheda margini nella finestyra di dialogo Imposta pagina

Attivare la casella di controllo "Orizzontalmente" nella casella "Centra nella pagina".

Per nascondere la griglia durante la stampa

Selezionare la scheda Foglio

Disattivare la casella di controllo "Griglia" nella casella "Stampa"

 

Per stampare la formattazione del colore in bianco e nero

Attivare la casella di controllo "Bianco e nero" nella casella "Stampa"

In questo modo si eviterà che durante la stampa, la stampante sostituisca dei motivi a colori, mantenendo visibile sullo schermo la formattazione del colore.

Scegliere OK.

Per visualizzare un’anteprima di stampa del documento

Fare click sul pulsante Anteprima di stampa

Per ingrandire l’area attorno al puntatore, fare click con il pulsante del mouse.

Per visualizzare l’intera pagina fare di nuovo click.

E’ consigliabile visualizzare sempre uin’anteprima di stampa in modo da poter apportare le modifiche prima della stampa ed evitare quindi di stampare più copie non corrette.

E’ possibile quindi stampare direttamente dalla finestra dell’anteprima.

E’ inoltre possibile :

Modificare i margini e l’orientamento della pagina ed impostare altre opzioni

Creare intestazioni e piè di pagina personalizzati

Suddividere un documento in un numero specifico di pagine

creare relazioni personalizzate costituite da visualizzazioni e da scenari predefiniti

Condividere il proprio documento con altri utenti dello stesso gruppo di lavoro utilizzando la posta elettronica.

Salvataggio di una cartella di lavoro

E’ consigliabile salvare spesso.

Se si verifica un’interruzione di tensione o qualche altro problema è possibile riprendere il lavoro dall’ultima versione salvata della cartella di lavoro.

Per salvare un documento

Fare click sul pulsante Salva o da menu File-Salva

Per salvare un documento con un nome di file diverso

Scegliere Salva con nome dal menu File

Digitare il nome del file che si desidera utilizzare

Scegliere OK

Per uscire da Microsoft Excel

Scegliere Esci dal menu File

 

 

 

 

 

 

E’ inoltre possibile

Salvare una cartella di lavoro con un formato diverso, quale Lotus 123

Impostare Excel in modo da creare automaticamente copie di backup ogni volta che viene savato il documento

Impostare Excel in modo da salvare automaticamente il documento a intervalli regolari di tempo

Aggiungere una protezione con password alla cartella di lavoro

 

 

 

Che cos’è un grafico

Un grafico è la rappresentazione grafica dei dati di un foglio di lavoro. I valori contenuti nelle celle di un foglio di lavoro vengono visualizzati nel grafico come barre, linee, colonne, sezioni di torta o altri tipi di oggetti del grafico. I singoli dati o coordinate vengono raggruppati in serie di dati, distinte da colori o motivi differenti.

La visualizzazione dei dati in un grafico può renderli più chiari, più significativi e più semplici da interpretare. I grafici consentono inoltre la valutazione dei dati e il confronto tra valori di fogli di lavoro differenti.

Autocomposizione del grafico

L’ autocomposizione grafico è costituita da una serie di finestre di dialogo che consente di semplificare la creazione di in grafico. L?autocomposizione illustra le varie fasi di creazione di un grafico, dalla verifica della selezione dei dati, alla selezione di un tipo di greafico e all’evenytuale aggiunta di elementi quali titoli e legende.

Durante la creazione del grafico ne viene visualizzato un esempio che consente di apportare le modifiche necessarie prima di terminare l’utilizzo dell’autocomposizione.

Grafici incorporati e fogli grafici

E’ possibile creare un grafico incorporato come oggetto di un foglio di lavoro quando si desidera che il grafico venga visualizzato insieme ai dati cui è associato.

E’ possibile utilizzare ad esempio, grafici incorporati per rapporti ed altri documenti nei quali è preferibile visualizzare un grafico nel contesto dei dati del foglio di lavoro.

E’ possibile creare un foglio grafico come foglio distinto in una cartella di lavoro quando si desidera visualizzare il grafico separatamente dai dati cui esso è associato, ad esempio nel caso si desideri proiettare i lucidi dei grafici durante una presentazione.

Conversione in grafico di un intervallo del foglio di lavoro

Quando si crea un grafico, è necessario specificare l’orientamento dei dati, vale a dire la disposizione delle serie di dati su righe o colonne del foglio di lavoro. E’ inoltre possibile modificare successivamente l’orientamento dei dati in un grafico esistente, tramite l’autocomposizione.

Rappresentazione grafica di selezioni non adiacenti

Talvolta i dati che vengono tracciati si trovano in righe o colonne separate tra loro da altri dati o da righe o colonne vuote. E’ possibile infatti creare grafici anche utilizzando selezioni non contigue.

Queste selezioni non adiacenti creano un grafico che riporta le casse vendute, ma non le vendite in migliaia di lire.

Le selezioni non adiacenti devono essere di forma rettangolare. In casi simili a quello mostrato in figura, nella quale alcune celle contengono testo relativo a nomi di serie o di categorie, è necessario selezionare anche la cella vuota nell’angolo superiore sinistro del rettangolo per la corretta creazione del grafico.

Selezione degli elementi di un grafico

Per modificare un elemento di un grafico, selezionare innanzitutto l’elemento. E’ ad esempio possibile che si desideri selezionare le sezioni di un grafico a torta per modoficarne la formattazione.

In alcuni casi un comando non è disponibile fino a quando non verrà selezionato l’elemento sul quale il comando può avere effetto. Per aggiungere, ad esempio, delle barre di errore ad una serie di dati, è necessario selezionare la serie prima di poter scegliere Barre di Errore dal menu Inserisci.

Che cos’è un elenco

Un metodo per memorizzare dei dati in un foglio di lavoro consiste nel disporli in un elenco. Un elenco è composto da una serie di righe conteneti dati della stessa natura. In un elenco è possibile inserire, ad esempio, nomi di clienti e relativi numeri di telefono o impostare un database per la gestione delle fatture. Gli elenchi di Excel presentano delle caartteristiche comuni.

Utilizzo di un elenco come database

Gli elenchi possono essere intesi come semplici database, le cui righe hanno funzione di record e le colonne di campi. Per trasformare l’elenco in un database non è necessario compiere alcuna operazione particolare. Durante l’esecuzione della maggior parte delle operazioni di database, quali la ricerca, l’ordinamento o la creazione dei subtotali dei dati, l’elenco viene automaticamente riconosciuto come database.

Creazione di un elenco

Microsoft Excel offre una serie di caratteristiche automatiche che consentono di semplificare la gestione e l’analisi dei dati in elenco.

E’ consigliabile creare un solo elenco per foglio di lavoro. Alcune caratteristiche di gestione degli elenchi, come il filtro, infatti , agiscono su un solo elenco di un foglio di lavoro alla volta.

Lasciare almeno una riga vuota tra l’elenco e gli altri dati del foglio di lavoro, in tal modo verrà facilitata la selezione automatica dell’elenco in caso di ordinamento, di filtro o di inserimento dei sub-totali automatici.

Creare etichette di colonna nella prima riga di un elenco per facilitare la creazione di rapporti, l’organizzazione e la ricerca dei dati.

Assegnare alle etichette di colonna un tipo di carattere e un tipo di dati diverso da quelli scelti per i dati dell’elenco

Strutturare l’elenco in modo che tutte le righe contengano voci dello stesso tipo in ogni colonna.

Non inserire spazi vuoti all’inizio di una cella. Potrebbero rendere più complesse le operazioni di ricerca e ordinamento.

Utilizzare il medesimo formato per tutte le celle di una stessa colonna.

Assegnazione di un nome all’elenco

se l’elenco è di grosse dimensioni, è consigliabile assegnargli un nome utilizzando la casella Nome nella barra delle formule o il comando Nome del menu Inserisci

In un elenco è possibile utilizzare sia caratteri minuscoli che maiuscoli. La distinzione fra i due tipi di carattere viene operata solo in caso di ordinamento.

E’ possibile calcolare i valori delle colonne di un elenco utilizzando delle formule, esattamente come in qualsiasi cella di un foglio di lavoro. Quando si ordinano o ricercano i valori all’interno di un elenco, Excel utilizza i valori prodotti dalle formule, non le formule stesse.

Gestione di elenchi semplificata

Per visualizzare, modificare ed eliminare un record alla volta, è possibile utilizzare una finestra di dialogo definita modulo-dati.

Gli elenchi possono essere ordinati in ordine alfabetico, numerico o cronologico, a seconda del contenuto delle colonne da ordinare l’organizzazione può anche essere effettuata in base ad un ordine particolare definito dall’utente.

Per modificare, stampare, formattare un sottoinsieme dell’elenco, calcolarne i subtotali o crearne un grafico, è possibile filtrare l’elenco. L’operazione di filtro nasconde momentaneamente tutte le righe che non soddisfano precisi criteri di ricerca. Il filtro automatico consente di trovare le righe interessate con un semplice clic. Il comando filtro avanzato consente invece di impostare sistemi di ricerca personalizzati servendosi di formule e di criteri molteplici.

Creazione di rapporti di riepilogo

Microsoft Excel consente di aggiungere i subtotali automatici alle colonne selezionate dell’elenco e di creare tabelle di riepilogo iterattive chiamate tabelle Pivot, contenenti uno schema dei dati dell’elenco. Le tabelle Pivot semplificano le operazioni di confronto e di analisi in base ai calcoli e ai Layout scelti.

Utilizzo di funzioni per la ricerca di valori

Gli elenchi possono essere utilizzati anche come tabelle di ricerca. In una tabella di ricerca, è possibile utilizzare una formula del foglio di lavoro per individuare un elemento associato ad un altro elemento dello steso elenco ad esempio è possibile trovare un nome un prodotto e il prezzo unitario di un articolo conoscendo il codice identificativo del prodotto. L’elemento utilizzato per la ricerca di elementi associati è definito valore di ricerca. Dopo aver immesso il valore di ricerca nella cella di un foglio di lavoro si può utilizzare la funzione CERCA.VERTICALE per trovare altri valori nell’elenco.

La funzione CERCA.VERTICALE confronta il valore di ricerca con la prima colonna dell’elenco e restituisce un valore associato nella stessa riga. Se la colonna di ricerca non è la prima dell’elenco è necessario ricorrere ad altre funzioni. L’utilizzo congiunto delle funzioni CONTRONTA e INDICE consente di individuare un valore il cui valore di ricerca corrisponde a un valore della colonna cercata.

Utilizzo delle formule

Una formula consente di semplificare l'analisi dei dati su un foglio di lavoro. È possibile eseguire operazioni, quali l'addizione, la moltiplicazione e il confronto, sui valori del foglio di lavoro. Utilizzare una formula per immettere valori calcolati su un foglio di lavoro.

Una formula può includere operatori, riferimenti di cella, valori, funzioni del foglio di lavoro e nomi. Per immettere una formula in una cella del foglio di lavoro, digitare una combinazione di questi elementi sulla barra della formula. Una formula deve iniziare con un segno di uguale (=).

Arrotonda

Arrotonda un numero ad un numero specificato di cifre.

Sintassi: ARROTONDA(num; num_cifre)

Num è il numero che si desidera arrotondare.

Num_cifre specifica il numero di cifre a cui si desidera arrotondare num.

Se num_cifre è maggiore di 0, num verrà arrotondato al numero di decimali specificato.

Se num_cifre è uguale a 0, num verrà arrotondato all'intero più vicino.

Se num_cifre è minore di 0, num verrà arrotondato a sinistra della virgola.

Esempi

ARROTONDA(2,15; 1) è uguale a 2,2

ARROTONDA(2,149; 1) è uguale a 2,1

ARROTONDA(-1,475; 2) è uguale a -1,48

ARROTONDA(21,5; -1) è uguale a 20

INT

Arrotonda un numero per difetto all'intero più vicino.

Sintassi: INT(num)

Num è il numero reale che si desidera arrotondare per difetto ad un intero.

Esempi

INT(8,9) è uguale a 8

INT(-8,9) è uguale a -9

La seguente formula restituisce la parte decimale di un numero reale positivo nella cella A1:

A1-INT(A1)

Resto

Restituisce il resto quando dividendo viene diviso per divisore. Il segno del risultato coinciderà con quello di divisore.

Sintassi RESTO(dividendo; divisore)

Dividendo è il numero di cui si desidera calcolare il resto.

Divisore è il numero per il quale si desidera dividere il dividendo. Se divisore è 0, RESTO restituirà il valore di errore #DIV/0!.

Esempi

RESTO(3; 2) è uguale a 1

RESTO(-3; 2) è uguale a 1

RESTO(3; -2) è uguale a -1

Ass

Restituisce il valore assoluto di un numero. Il valore assoluto di un numero è il numero privo del segno.

Sintassi ASS(num)

Num è il numero reale di cui si desidera calcolare il valore assoluto.

Esempi

ASS(2) è uguale a 2

ASS(-2) è uguale a 2

Se A1 contiene il valore -16:

RADQ(ASS(A1)) è uguale a 4

Funzioni finanziarie:

AMMORT

Restituisce l'ammortamento di un bene per un periodo specificato utilizzando il metodo a doppie quote proporzionali ai valori residui o un altro metodo specificato

INTERESSI

Restituisce il pagamento degli interessi relativi ad un investimento per un dato periodo

RATA

Restituisce il pagamento periodico di un'annualità

Funzioni Logiche

E Restituisce VERO se tutti gli argomenti hanno valore VERO

FALSO Restituisce il valore logico FALSO

NON Inverte il valore logico dell'argomento

VERO Restituisce il valore logico VERO

SE Specifica un test logico da eseguire

Restituisce un valore se test ha valore VERO e un altro valore se test ha valore FALSO.

Esistono due sintassi per la funzione SE. La sintassi 1 può essere utilizzata nei fogli di lavoro e nei fogli macro, mentre la sintassi 2 può essere utilizzata soltanto nei fogli macro in combinazione con le funzioni ALTRIMENTI, ALTRIMENTI.SE e FINE.SE.

Utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule e per effettuare dei passaggi in base ai risultati ottenuti. Il risultato del test determina il valore restituito da SE.

Sintassi SE(test; se_vero; se_falso)

Test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO.

Se_vero è il valore che viene restituito se test è VERO. Se test è VERO e se se_vero è omesso, verrà restituito il valore VERO.

Se_falso è il valore che viene restituito se test è FALSO. Se test è FALSO e se se_falso è omesso, verrà restituito il valore FALSO.

Funzioni di aggregazione:

Max

Restituisce il valore massimo di un elenco di argomenti.

Sintassi MAX(num1; num2; ...)

Num1; num2;... sono da 1 a 30 numeri di cui si desidera trovare il valore massimo.

Somma

Restituisce la somma di tutti i numeri presenti nell'elenco degli argomenti.

Sintassi SOMMA(num1; num2; ...)

Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera la somma.